Serge Olivo, Business Development Manager Unified Communications & Collaboration

Le numérique transforme profondément la manière de collaborer et de travailler à l’échelle de l’entreprise. L’utilisation des outils technologiques a aussi des répercussions importantes sur l’organisation de l’espace de travail. Il est temps, dès à présent, de repenser l’environnement professionnel proposé à vos collaborateurs. Par Sebastien Lambotte pour l’édition du magazine ITnation de Juillet 2016

La manière d’organiser l’espace de travail, aujourd’hui, n’a plus grand chose à voir avec l’environnement professionnel qui prévalait dans les années 90. Il ne fait aucun doute, d’ailleurs, que le bureau de demain
 sera intrinsèquement différent de 
celui dont jouissent actuellement vos collaborateurs. « Dans les années 90,
 le bureau était organisé autour du poste
 de travail, dont la principale incarnation était le PC, commente Serge Olivo, Business Development Manager Unified Communications & Collaboration de Dimension Data. Depuis, les choses ont bien évolué. Les canaux de communication se sont multipliés, l’environnement de travail est beaucoup plus hétérogène, mêlant de nouveaux outils et plateformes technologiques. Si bien que les entreprises sont obligées de faire évoluer leurs espaces de travail et leurs infrastructures de collaboration. »

Des espaces physiques et virtuels

Les missions assumées par chacun des collaborateurs sont aussi beaucoup plus variées qu’il y a dix ou quinze ans. Alors que certaines tâches doivent être menées individuellement et exigent de pouvoir se concentrer dans un environnement apaisé, d’autres feront appel à la collaboration, au travail d’équipe, à l’échange d’idées et de points de vue.
« Repenser l’environnement professionnel proposé doit permettre d’améliorer la productivité des employés. Chacun doit pouvoir disposer d’un espace de travail adapté à ses besoins du moment, des outils en adéquation avec les missions qu’il a à mener, poursuit Serge Olivo. Par exemple, une entreprise doit pouvoir mieux découper l’espace, entre les salles individuelles favorisant la concentration et d’autres facilitant l’échange et la collaboration, avec la possibilité de projeter facilement des présentations sur des écrans interactifs ou de se connecter avec des collègues à l’extérieur. » Dans ce contexte, la technologie permet aussi une dématérialisation des lieux d’échange, tenant compte de la mobilité des collaborateurs mais aussi de l’hétérogénéité des devices et interfaces numériques qu’ils utilisent.

Il faut aussi avoir conscience des attentes des nouvelles générations de travailleurs qui arrivent dans l’entreprise. Et notamment de leur désir de disposer dans le cadre professionnel des outils de collaboration dont ils profitent
 en dehors, comme la messagerie instantanée, les calls vidéo, le partage de documents… « Si les départements IT ne parviennent pas à mettre à leur disposition de nouveaux outils, il y a un risque que les collaborateurs utilisent des solutions tierces, non sécurisées, et donc de perte de maîtrise de l’information, poursuit Serge Olivo. Afin que chacun puisse être plus efficient au quotidien, l’entreprise doit pouvoir proposer différents espaces de travail, physiques ou virtuels, et mettre en place une organisation optimisée », assure Serge Olivo.

Dimension Data accompagne ses clients dans la transformation de leur
« workspace », avec un programme
 de redéfinition de l’espace, de mise 
à disposition de nouveaux outils technologiques, d’adaptation des procédures et de l’organisation et d’accompagnement au changement.
« Aujourd’hui, une équipe d’une quinzaine de personnes est entièrement dédiée à ces aspects au Luxembourg, avec pour objectif, in fine, de permettre à nos clients d’atteindre des gains de productivité, d’accélérer les processus de prise de décision, ou encore de pouvoir attirer et retenir des talents. »

Collaborer, où que l’on soit

Le défi est donc d’envisager l’organisation du travail et l’aménagement des espaces en ayant conscience des évolutions qui s’opèrent. La mise en place d’outils de communication unifiée, qui rassemblent au cœur d’une même plateforme des solutions vidéo, de partage de documents, de présence, de messagerie instantanée, alliées à la communication voix et mail, change profondément nos habitudes professionnelles. « Ces outils nous permettent de travailler où que nous soyons, d’être plus réactifs, de trouver l’information beaucoup plus rapidement. C’est toute l’organisation du travail qui s’en trouve modifiée, poursuit Serge Olivo. L’intégration du numérique au niveau de l’organisation du travail et des espaces implique donc de procéder à des adaptations en matière de gouvernance, au niveau des contrats de travail, de l’utilisation et de la sécurisation des réseaux. Le but est d’assurer à chacun la meilleure expérience possible. Il faut aussi pouvoir accompagner l’utilisateur dans l’adoption de ces nouveaux outils, qu’il soit issu de la génération Y ou de celle des baby boomers. »

Aujourd’hui, de nombreux outils de collaboration sont disponibles. Dimension Data, qui a développé un partenariat fort avec Cisco, accompagne ses clients dans leur intégration au sein de l’entreprise, et ce, en offrant des services à tous les niveaux de la chaîne de valeur, de l’infrastructure réseau à la gestion du changement, en passant par l’intégration des plateformes et la sécurisation de l’ensemble des systèmes.

« En fonction des besoins, plusieurs solutions Cisco permettent d’améliorer la collaboration au cœur de l’entreprise, que les parties prenantes soient rassemblées sur un même site ou à distance », précise Serge Olivo.

Des solutions CISCO performantes

La solution Spark de Cisco permet par exemple l’échange et la collaboration au départ d’une plateforme unique. Celle- ci est accessible directement depuis une fenêtre web ou bien d’une interface applicative qui peut être installée sur n’importe quel device. Quel que soit le moment et l’endroit où se trouvent les collaborateurs, partenaires ou clients prenant part à l’échange, un groupe peut être constitué en quelques clics. La solution Spark permet d’échanger des documents ou des messages instantanés, de faire de la vidéo-conférence et même des appels téléphoniques. Cet outil professionnel offre des garanties de sécurité. La confidentialité des échanges est assurée, l’historique des conversations ou du travail collaboratif effectué sont préservés. « Aujourd’hui, cette solution de collaboration à l’usage des entreprises est directement accessible depuis un cloud via Cisco ou bien mode hybride au travers des infrastructures existantes des clients, ou hébergée chez ses partenaires. Dimension Data est actuellement en cours de déploiement d’une solution hybride, qui pourrait répondre aux attentes des acteurs luxembourgeois, spécialement du monde financier », poursuit Serge Olivo.

Les solutions Cisco améliorent la collaboration au coeur de l’entreprise

En attendant, une solution on premise existe : Cisco Unified Communication Manager. Cette plateforme permet d’unifier les canaux de communication au niveau de l’entreprise. « Suite à l’acquisition de la société Acano par Cisco, la plateforme devrait tout prochainement évoluer en offrant de nouvelles possibilités en matière de communication vidéo et de collaboration. L’outil va aussi s’ouvrir, offrant une meilleure interopérabilité avec des outils de communication proposés par des acteurs tiers comme Skype for business par exemple. »

Feuille de route

Le choix des solutions et les orientations prises en matière de création de l’espace de travail du futur dépend évidemment de l’analyse des besoins de chacun. « Au départ des objectifs formulés, nous accompagnons nos clients avec la mise 
en place d’une feuille de route pour les 
faire évoluer d’une situation actuelle vers une organisation plus productive, plus collaborative, plus efficiente, poursuit
 Serge Olivo. Cette transformation doit s’opérer en impliquant l’ensemble des parties concernées, en travaillant aussi sur la culture de l’entreprise. »