L’Université du Luxembourg a débuté un programme afin de réaliser la numérisation, l’indexation et l’archivage à long terme des dossiers de tous les étudiants inscrits à l’Université du Luxembourg depuis la rentrée universitaire 2012.

Fondée en 2003, l’Université du Luxembourg se concentre sur cinq domaines principaux de compétences correspondant aux secteurs clés sur lesquels le Luxembourg souhaite faire reposer sa croissance à savoir la finance mais également la biologie des systèmes, la sécurité des systèmes informatiques, le multilinguisme et le droit européen et international.

L’activité de l’Université du Luxembourg est actuellement dispersée sur plusieurs sites : le campus du Kirchberg, du Limpertsberg, de Walferdange et de Belval. Ces différentes entités seront prochainement regroupées au sein de La « Cité des Sciences » située à Belval. Celle-ci accueillera l’Université du Luxembourg ainsi que des centres de recherche extra-universitaires et des entreprises start-up. Environ 7 000 étudiants et 3 000 enseignants et chercheurs devraient étudier et travailler à Belval.

Afin de faciliter l’accueil et la gestion des dossiers des étudiants, dont le nombre croît chaque année, les dossiers sont numérisés et indexés dans la semaine qui suit l’inscription. Les données numériques sont désormais accessibles au personnel de l’Université; les dossiers physiques étant, quant à eux, archivés sur un site sécurisé en dehors des locaux universitaires.

Dématérialisés à Howald, numérisés à Madagascar

L’Université du Luxembourg a confié la mission de dématérialisation des dossiers étudiants à une société spécialisée. Le travail de numérisation a été réalisé dans les locaux de Numen situés à Howald, Luxembourg. Le volet « indexation » a été pris en charge par les ateliers de la société situés à Madagascar. L’archivage est, quant à lui, assuré par Streff, un spécialiste de ce type de prestation à Luxembourg.

« Il nous paraît essentiel de pouvoir accéder aux données académiques rapidement, efficacement et en étant sûr de l’intégrité des documents, tant pour la satisfaction de nos étudiants que pour l’optimisation de nos processus de gestion ; il faut également pouvoir conserver le dossier pour dix ans, pour vingt ans, voire plus, avec les mêmes garanties de rapidité et d’intégrité», explique Eric Tschirhart, Vice-recteur académique.

Au total, l’Université du Luxembourg sera amenée à numériser, indexer et archiver environ 7 000 dossiers chaque année.