EY Luxembourg, retour sur une transformation totale

Le 13 janvier, EY ouvrait les portes de son nouveau bâtiment au Kirchberg. Un déménagement qui raconte deux histoires : celle d’un projet immobilier technologiquement innovant et aussi d’une refonte IT. Retour sur une transformation totale.

February 9, 2016

Le 13 janvier, EY ouvrait les portes de son nouveau bâtiment au Kirchberg. Un déménagement qui raconte deux histoires : celle d’un projet immobilier technologiquement innovant et aussi d’une refonte IT. Retour sur une transformation totale.

EY fait ainsi peau neuve dans tous les sens du terme et affirme sa volonté de « Building a Better Working World », pour ses collaborateurs, ses clients et la communauté. Un bâtiment qui ouvre la porte aux collaborateurs et clients d’EY et qui confirme la volonté du cabinet de saisir les opportunités de croissance et sa confiance dans l’avenir de l’économie luxembourgeoise.

Un bâtiment symbole d’une mission

Le nouveau bâtiment EY s’est fait attendre plus de 5 ans. Des années pour mûrir un projet d’envergure et construire des bureaux à l’image de la firme. Les premières discussions relatives au projet de nouvelles installations avaient d’ailleurs déjà confirmé la volonté d’EY d’offrir un bâtiment répondant aux normes environnementales les plus strictes de consommation énergétique BBB et incluant plusieurs procédés innovants.

EY affirme son ambition d’être responsable et durable à travers son slogan « Building a Better Working World ». Plus encore, cela se matérialise aujourd’hui par une technologie plus « verte ». Par exemple : une façade intelligente qui automatise les stores avec isolation thermique élevée, un système de récupération naturelle de la chaleur produite au sein du bâtiment avec système d’échangeur de chaleur, des pompes à chaleur utilisant la roche sur laquelle le bâtiment est construit, une utilisation optimale de la lumière naturelle, un éclairage artificiel intelligent qui s’adapte à la lumière extérieure et reste proche de la lumière naturelle, une toiture végétale afin d’améliorer le microclimat autour du bâtiment et accroître la rétention des eaux pluviales et un chauffage en béton actif. Le tout géré par 3 stations météo et une programmation minutieuse.

Une philosophie globale

L’engagement d’EY en matière environnementale ne se limite pas aux innovations de ce nouveau bâtiment, il s’inscrit dans une démarche plus globale qui touche au comportement de tous :

  • Une politique « Paperless » : limitation de consommation de papier visant à réduire les impressions et à passer sur de l’archivage électronique ; action lancée notamment il y a un an avec une équipe dédiée au « mass scanning ». La mise en œuvre d’une solution de « follow-me printing » mettant en place une politique de gestion des impressions ayant déjà permis de réduire de 30% les impressions inutiles ;
  • Mobilité douce : financement du M-Pass adopté par 90% des employés et mise à disposition de vélos EY pour les collaborateurs de la firme ;
  • Assignation d’ordinateurs portables «  nouvelle génération » avec empreinte carbone améliorée ;
  • Des développements informatiques sur mesure ont également été réalisés dans le but de supporter la mise en place des nouvelles technologies, comme les nouvelles méthodes de travail « Building a Better Working World »

« Notre nouveau bâtiment est le signe que lorsque nous écrivons ‘’Building a Better Working World’’ dans notre logo, nous le pensons sincèrement et le vivons au quotidien » affirme Alain Kinsch, Country Managing Partner d’EY Luxembourg. Et à Jean-Pierre Faber, Directeur des Opérations d’ajouter « le projet paperless est un but à long terme entamé déjà depuis plus d’une année qui implique aussi un changement de comportement de la part de tous. Cet engagement induit une digitalisation complète et une évolution du métier d’archivage.»

Workplace of the Future

Au regard d’un travail requérant toujours plus de cohésion et de synergies, EY privilégie des « open spaces » très vastes assortis de 50 salles de conférences internes. Des endroits de réunion trois fois plus nombreux qu’à Munsbach et entièrement administrés par une application dédiée. Mais surtout, ce « Workplace of the future » consacre un fort investissement en équipements haut de gamme et performants pour ses collaborateurs à travers une communication unifiée:

  • Mise à disposition de salles de réunion en fonction des thèmes et des méthodes de travail nécessaires (salle de concentration, « Just In Time » pour des réunions téléphoniques confidentielles, salles de réunion avec tables hautes ou tables modulables, etc.) ;
  • Du Wi-Fi à très haut débit du parking sous-terrain jusqu’au toit grâce à 84 bornes, permettant une connectivité aux nouveaux médias pour tous les employées, comme le transfert des emails sur les smartphones sur base d’une solution MDM Group. De plus, il est à noter que les collègues EY en visite chez EY Luxembourg sont directement reliés au système Wi-Fi local, compte tenu de la mise en place d’une plateforme Wi-Fi partagée dans les 145 pays où la firme est présente ;
  • Les clients peuvent également profiter de l’utilisation d’un réseau Wi-Fi sécurisé lors de leur venue dans les bureaux ;
  • Mise en place de répétiteurs GSM du parking sous-terrain jusqu’au 5ème étage ;
  • Des installations de vidéo-conférence haut-de-gamme permettant de se connecter facilement et d’avoir une haute qualité autant audio que vidéo tant au sein du réseau EY, ainsi qu’avec les clients ayant une infrastructure similaire;
  • Des ordinateurs portables pour tous ainsi qu’un Smartphone avec toutes les applications EY de nouvelle génération. Plus de téléphone fixe, chacun bénéficie désormais d’un matériel en phase avec cette tendance au travail nomade et à une communication intégrée (convergence fixe et mobile).

« Ces nouvelles installations répondent à la mission d’EY « Building a Better Working World » et reflètent parfaitement l’environnement sécurisé et agréable qu’EY entend offrir à ses collaborateurs », confirme Karine Geoffroy, gestionnaire du projet d’un point de vue IT et dédiée à la mise œuvre et au suivi des différents volets informatiques retenus dans ce déménagement. La firme prévoit ainsi une croissance s’accompagnant de nouveaux recrutements constants au cours des 15 prochaines années.

Alain Kinsch précise que «  des efforts considérables ont été déployés en matière de Change Management au cours des deux années précédant le déménagement afin de préparer le changement des méthodes de travail ».

L’infrastructure n’a pas déménagé…

Plutôt que de « déménager » son ancienne infrastructure, EY a décidé de la renouveler entièrement. « La base d’un environnement plus connecté repose sur des serveurs performants. Nous avons donc profité de ce déménagement pour remplacer ces serveurs. Toutes les données sont hébergées à Luxembourg, que ce soit les serveurs physiques comme les données et leur réplication qui est effectuée de façon hautement sécurisée. Cet aspect reste prioritaire » expliquent, Jean-Pierre Faber et Franz Fonteyne.

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