L’archivage électronique, une nouvelle source économique

Format papier ou numérique, il n’y aura bientôt plus de différence. Après un dépôt de projet de loi en février 2013 sur l’archivage électronique, les membres de la Commission de l’Economie ont rendu un avis jeudi 17 juillet. Le projet de loi 6543 introduit de nouvelles opportunités économiques pour le Luxembourg : économiser du papier, développer le stockage de ces documents en exploitant les datacenters, créer de nouvelles certifications pour ces prestataires de l’archivage.

July 21, 2014

Format papier ou numérique, il n’y aura bientôt plus de différence. Après un dépôt de projet de loi en février 2013 sur l’archivage électronique, les membres de la Commission de l’Economie ont rendu un avis jeudi 17 juillet. Le projet de loi 6543 introduit de nouvelles opportunités économiques pour le Luxembourg : économiser du papier, développer le stockage de ces documents en exploitant les datacenters, créer de nouvelles certifications pour ces prestataires de l’archivage.

Cadre légal

Cette nouvelle activité est censée se développer grâce à la création du cadre légal en projet pour la dématérialisation et la conservation qui fournira les garanties utiles pour reconnaître aux documents archivés à l’état numérique une valeur probante équivalente à celle reconnue aux originaux, que ceux-ci continuent à exister, qu’ils aient été détruits au moment de la réalisation de la copie numérique ou que dès l’origine ils aient existé seulement sous forme dématérialisée.

« Le futur cadre légal est censé valoir au même titre pour les particuliers, les entreprises et les administrations publiques. Le Conseil d’Etat souscrit pleinement à cet objectif qui simplifiera sans aucun doute le stockage des documents, leur mise à disposition et comportera des économies substantielles en termes d’espace à réserver aux archives. » Les aspects du texte sont donc pluriels :

  • fixer les règles de conservation et de gestion des données dématérialisées e créer un statut de «prestataire de services de dématérialisation ou de conservation» (PSDC) pour les entreprises certifiées dans le domaine,
  • attribuer une valeur équivalente entre les documents originels et numériques,
  • garantir la fiabilité du stockage et la propriété intellectuelle,
  • empêcher toute divulgation non autorisée des informations en question,
  • penser les recours des utilisateurs en cas de litige ou de cessation d’activité du PSDC.

Des prestataires certifiés uniquement

« Il est prévu de concevoir les techniques d’archivage de sorte à garantir la conformité durable des copies aux originaux, à protéger les données archivées contre toute forme de manipulation susceptible d’altérer leur conformité et à créer les conditions dans lesquelles des opérateurs spécialisés sont autorisés à procéder à la dématérialisation et conservation.» Dans le cadre de cette mission, l’Etat autorise l’ILNAS à procéder à des vérifications. Elle établira et tiendra à jour un relevé des prestataires notifiés.

La dématérialisation et la conservation d’originaux et de copies numériques seront ainsi assurées par des prestataires certifiés qui y ont procédé suivant des procédures et techniques agréées par une instance de certification dûment accréditée. Dans le cadre d’une reconnaissance à l’échelle européenne voir internationale, ces mesures devront à terme être lissées entre elles.

Dans l’intérêt de la cohérence juridique, le Conseil d’Etat préfère que la question de la valeur probante des documents conservés sous forme numérique soit traitée dans le Code civil, voire dans le Code de commerce. Avoir un cadre légal pour la dématérialisation et de la conservation sous forme numérique des documents est essentiel. Les débats se poursuivront encore à la rentrée.

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