PSDC: La numérisation, pour améliorer le traitement des documents

Avec I.R.I.S., la banque Nordea a entrepris un grand chantier de digitalisation de l’ensemble de ses documents. « Avec la numérisation des factures et leur inscription dans un workflow adapté, la solution mise en place nous a permis de réduire de moitié le temps de traitement et de limiter drastiquement le risque d’erreurs », explique Amuthavally Bibauw, Head of Procurement, en charge du projet au sein de la banque.

November 19, 2015

Avec I.R.I.S., la banque Nordea a entrepris un grand chantier de digitalisation de l’ensemble de ses documents. « Avec la numérisation des factures et leur inscription dans un workflow adapté, la solution mise en place nous a permis de réduire de moitié le temps de traitement et de limiter drastiquement le risque d’erreurs », explique Amuthavally Bibauw, Head of Procurement, en charge du projet au sein de la banque.

Par Sébastien Lambotte pour l’édition ITnation Mag Octobre 2015

« Nordea est l’un des premiers acteurs, au Luxembourg, à s’être inscrit dans une logique de paperless office » Cédric Lambert

Imaginez le parcours d’une facture papier au sein d’une institution bancaire, de la réception du courrier au paiement, avec entre les deux, le passage par différents départements pour vérification et validation par les personnes autorisées. Dans un laps de temps devant rester le plus court possible, les occasions de perdre, d’oublier, de mal orienter le document sont nombreuses. Et les investigations pour le retrouver, complexes. La banque Nordea, à Luxembourg, animée par la volonté d’améliorer la gestion documentaire tout en réduisant l’utilisation du papier, a mis en place un nouveau processus de gestion des factures avec l’aide de la société I.R.I.S.

« Le département Procurement, au sein de Nordea, est un peu particulier. Il se distingue de ceux d’autres organisations par le fait qu’il est attaché au département financier. Au-delà des achats et de la gestion des contrats avec les fournisseurs, il intègre la gestion des factures et des documents qui y sont liés », commente Amuthavally Bibauw, Head of Procurement au sein de Nordea à Luxembourg et qui a occupé précédemment les fonctions de responsable ICT au sein de la même institution. « Quand, en septembre 2014, j’ai accepté cette fonction au Procurement, l’une de mes exigences était de mettre en place un système de gestion plus fluide de la facturation, en passant notamment par une nécessaire dématérialisation des documents. »

Les documents clients déjà dématérialisés

« Les responsables ne reçoivent donc plus ni de copie ni l’original papier. » Amuthavally Bibauw

Nordea développe une approche paperless depuis plusieurs années déjà. Depuis le début de l’année 2011, elle procède à la dématérialisation systématique des documents clients, soit environ 70 formats différents, afin de faciliter leur archivage et surtout leur recherche par les account managers.

Si les documents papier sont toujours préservés, cadre légal oblige, les équipes business ne doivent désormais plus se déplacer aux archives pour retrouver l’information dont elles ont besoin.

Tout document, comme un contrat par exemple, peut être directement visualisé à partir d’un écran. « Nordea est l’un des premiers acteurs, au Luxembourg, à s’être inscrit dans une logique de paperless office, commente Cédric Lambert, account manager chez I.R.I.S. Si c’est quelque chose dont on parle beaucoup aujourd’hui dans le secteur financier, à l’époque peu d’acteurs s’inscrivaient de manière aussi concrète dans une telle démarche. Nordea s’est donnée pour objectif de réduire considérablement la production de papier endéans cinq à six ans. Pour la partie business, on parle de 12.000 pages dématérialisées par an. Au départ, il a fallu scanner et archiver les millions de documents relatifs aux clients déjà existants. »

Approuver une facture en un clic

Pour la gestion des factures, la banque a souhaité aller un pas plus loin. « En effet, les factures ne doivent pas seulement être archivées. Elles doivent suivre un processus de validation, afin d’être réglées dans les délais impartis, poursuit Amuthavally Bibauw. Avec le papier, la gestion reste complexe. Une facture peut être copiée, passer par différents départements, être égarée, oubliée. Nous avons donc décidé de centraliser l’arrivée des factures, qu’elles nous parviennent sous format papier ou numérique. » Les documents papier sont scannés, passent par la solution de reconnaissance optique des caractères (OCR) d’I.R.I.S. avant d’être vérifiés par l’équipe du Procurement. Elles sont ensuite injectées dans un workflow permettant d’en assurer la validation par les personnes autorisées. Si elles dépassent un certain montant, elles peuvent être automatiquement dirigées vers les responsables de département ou des cadres supérieurs. « Les responsables ne reçoivent donc plus ni de copie ni l’original papier. La facture à valider leur parvient via leur browser. En un clic, ils peuvent l’approuver », poursuit la responsable du département.

« Le nombre de personnes impliquées dans le processus de traitement des factures a aussi pu être diminué » Amuthavally Bibauw

3 min au lieu de 6 pour traiter une facture

Nordea a décidé de mettre en œuvre ces nouveaux processus en septembre 2014 avec le soutien de la société I.R.I.S., spécialisée dans les solutions de dématérialisation et de gestion des documents. Le prestataire de service est un partenaire de longue date de la banque nordique. Il l’a déjà accompagné dans la mise en œuvre de la solution de dématérialisation et d’archivage des documents clients. C’est I.R.I.S., toujours, qui assure chaque jour le scanning de l’ensemble des documents. « Au niveau du Procurement, on parle de 650 factures à gérer par mois. En nombre de pages, cela représente entre 600 et 1.200 pages, explique Amuthavally Bibauw. Auparavant, le traitement d’une facture prenait en moyenne six minutes. Nous avons pu, avec ce nouveau système, réduire ce temps à 3 minutes, en
ce compris le temps de vérification des informations après la reconnaissance des caractères qui remplace la saisie.

Au-delà du temps épargné, nous avons réduit le risque d’erreur, de perte ou de double paiement. Chaque facture est mieux identifiée et facilement traçable. Elle s’inscrit désormais dans un processus de validation mieux défini, avec des responsabilités clairement établies. Le nombre de personnes impli- quées dans le processus de traitement des factures a aussi pu être diminué. »

Intégré et adapté à des besoins spécifiques

« Une facture papier devient, grâce à I.R.I.S.NextTM, un fichier électronique vivant et maîtrisé. » Cédric Lambert

Le système de gestion des factures est dissocié du système d’archivage des données clients, en raison notamment de la différence de sensibilité des informations reprises sur lesdits documents.

« Ce n’est pas pour cela que les données des factures ne sont pas considérées comme critiques. Avec l’aide d’I.R.I.S., et notamment de Xavier Giunta, l’ingénieur de notre partenaire qui nous a accompagné dans l’élaboration de ce processus, nous avons pu mettre en place un système de gestion documentaire original et sécurisé, s’appuyant sur une architecture et infrastructure nouvelles, précise Amuthavally. La contribution d’I.R.I.S. ne se limite donc pas aux solutions qu’elle édite, mais s’étend à leur intégration dans l’environnement de la banque, et ce à travers une nouvelle plateforme et en quelques mois à peine. Nous profitons désormais d’un outil flexible, adapté à nos besoins et extrêmement sécurisé. » Le nouveau processus a aussi permis à la banque d’améliorer la gestion du cour- rier interne. Les allers et retours des factures d’un département à un autre, en vue d’assurer leur approbation, ont été réduits. Le travail des personnes dédiées au courrier s’en retrouve allégé.

Au-delà du scanning et de la reconnaissance optique de caractère, ces outils qui ont fait la réputation d’I.R.I.S., le worfkflow de gestion des factures s’appuie sur la solution I.R.I.S.NextTM. « Le cheminement des factures ainsi que les autorisations de validation à travers les différents départements ont été définis et automatisés. Nous avons pu adapter les possibilités offertes par la solution aux besoins précis de Nordea. La banque va très loin dans l’exploitation des possibilités offertes par I.R.I.S.NextTM. Une facture papier devient, grâce à ce dernier, un fichier électronique vivant et maîtrisé, qui circule à travers les divers départements de la banque », précise Cédric Lambert. De la vérification des données extraites des documents scannés, jusqu’à leur paiement effectif, le workflow est grande- ment automatisé. « À l’issue du processus de validation, un fichier est généré et est uploadé au niveau de l’outil de compta- bilité, afin de permettre le paiement des factures », précise Amuthavally Bibauw.

Vers de nouveaux développements

Ce projet ne concerne évidemment pas le seul département du Procurement mais implique l’ensemble des équipes de la banque. « Il aurait été difficile à mettre en place si nous n’avions pas reçu le soutien du Top management et notamment de Jean-Philippe Bailly, COO de Nordea », précise Amuthavally Bibauw. « Ce projet s’inscrit parfaitement dans la stratégie de transformation du groupe, dont l’un des piliers est la digitalisation au service de l’amélioration des processus et de l’excellence des prestations offertes à nos clients, qu’ils soient internes ou externes au groupe. »

Désormais, Nordea entend mieux profiter de la plateforme qui a été développée. Le bureau de Singapour et l’office Suisse de la banque profiteront aussi du même processus de gestion des factures. Le système devrait prochainement être étendu à la gestion des contrats, des cartes de crédit et au remboursement des frais. Dans une logique intégrée, l’ensemble doit soutenir la gestion administrative, de la commande au paiement.