Global IT Services Luxembourg a développé la nouvelle plateforme de gestion et d’administration d’Interaudit, société indépendante membre du groupe Baker Tilly International. Créée sur mesure, cette plateforme répond aux exigences et aux besoins particuliers de la société d’audit, tout en lui permettant d’améliorer ses processus de gestion opérationnelle.

Si Interaudit a choisi de refondre ses systèmes de gestion, c’est en partant du constat que la version précédente n’offrait plus entière satisfaction. « La manière dont la gestion s’opérait par le passé était un peu éparse. Les budgets étaient élaborés sur des feuilles Excel. Nous avions, d’un côté, un système de gestion du temps de travail avec des time sheets, de l’autre, un logiciel de facturation qui nécessitait beaucoup de travail d’encodage manuel… Il nous manquait une vraie intégration de l’ensemble des fonctions liées à la gestion de la société, un système nous permettant en outre de disposer d’une réelle vue sur la comptabilité et la gestion de la société, la rentabilité des projets ou encore l’état des créances », commente Vincent Dogs, partner au sein du cabinet Interaudit.

Pour remédier à ce problème, Interaudit a fait appel à Global IT Services Luxembourg, acteur spécialisé dans le développement de solutions informatiques personnalisées. Le cabinet d’audit souhaitait se doter d’une solution plus efficace sans avoir à bousculer certaines habitudes déjà en place. « Plutôt que de chercher une solution existante sur le marché, qui n’aurait pas répondu à toutes nos attentes, nous avons préféré nous tourner vers un partenaire capable de développer une solution adaptée à nos besoins, poursuit Vincent Dogs. GITS, représenté par Bernard Bocail, était en capacité de relever ce défi. »

Création d’Interaudit Management System

Au départ d’une analyse approfondie des besoins, en s’assurant au travers de workshops que les attentes des uns et des autres étaient parfaitement exprimées et comprises, GITS a mis en œuvre un système de gestion intégrant l’ensemble des outils et des informations relatifs à la gestion du cabinet d’audit. Web-based, hébergé sur un serveur interne, le système, baptisé Interaudit Management System (IAMS), a été développé de A à Z par GITS, en une demi-douzaine de mois, avant d’être testé. Il intègre un large panel d’outils. « Tout d’abord, le système nous permet d’établir un budget général, mais aussi des budgets par mission. La gestion du temps est directement intégrée. Si l’employé saisi le temps passé sur une mission dans son time-sheet, il est directement comptabilisé au niveau du réalisé dans le budget. Au-delà, le système intègre une solution de facturation. Une fois une mission terminée, le système soumet une proposition de facturation qui pourra, en quelques clics, être modifiée ou validée par un des partenaires ou par toute personne autorisée, explique Vincent Dogs. Les time sheets pourront directement être validés à travers le système, qui intègre aussi des fonctionnalités permettant une meilleure planification. »

‘Ce système intégré nous facilite la vie au quotidien’

L’ensemble permet d’alléger les tâches administratives liées à la gestion de l’entreprise. Si, par le passé, il fallait passer par des étapes d’impression, de validation sur papier, d’encodage et de ré-encodage, désormais, une grande partie de la gestion peut se fait à travers le système. Les validations se font en ligne, et non plus via des formulaires imprimés. Les données sont encodées une seule fois, au départ, et pourront être modifiées ou approuvées en ligne, de la budgétisation d’une mission et sa facturation. « Non seulement, ce système intégré nous facilite la vie au quotidien, mais il nous permet aussi d’assurer un meilleur suivi de l’entreprise, de ses performances, de sa rentabilité ainsi que celle de chaque projet », précise Vincent Dogs. « Nous disposons de toute les informations utiles relatives au fonctionnement de l’organisation en temps réel. Hier, nous ne profitions que d’une vue parcellaire. Aujourd’hui, ce nouveau système nous offre une vision de la santé de l’entreprise dans sa globalité, ainsi que des données spécifiques relatives à chaque mission et projet. »

Le système permet de définir les droits de consultation et de modification des informations. Autre avantage, il peut être accessible depuis n’importe quel navigateur web au sein de l’entreprise et même, à condition de disposer des autorisations utiles, à distance. Web-based, il peut servir 20 utilisateurs tout comme 220.

Le système permet encore un suivi dynamique des projets, des budgets. « Par exemple, la partie non réalisée d’un projet sur une année peut être automatiquement reportée sur l’année suivante. C’est donc un support utile au moment d’élaborer les budgets, nous permettant d’être toujours plus précis, de ne rien oublier et d’éviter d’éventuelles erreurs, poursuit Vincent Dogs. En partant de nos besoins, GITS est parvenu à moderniser et intégrer l’ensemble de nos outils de gestion dans un programme unique et évolutif. »

Aujourd’hui, GITS continue d’accompagner Interaudit dans la maintenace et le suivi de son système de gestion, afin de garantir sa disponibilité mais aussi de l’améliorer.