Une collaboration dernière génération

Les entreprises sont aujourd’hui poussées à mettre en œuvre des outils de communication et de collaboration de dernière génération. Bienvenue dans une ère où ni la distance ni la localisation géographique ne constituent de barrières.

Les entreprises sont aujourd’hui poussées à mettre en œuvre des outils de communication et de collaboration de dernière génération. Bienvenue dans une ère où ni la distance ni la localisation géographique ne constituent de barrières.

Par Sébastien Lambotte pour l’édition ITnation Mag Juillet 2016

« Pour accéder à une plus grande productivité, l’information doit circuler plus vite. »

Stephane EsselinLes outils de communication n’ont jamais été aussi nombreux qu’aujourd’hui. Les canaux se multiplient : voix, vidéo, réseaux sociaux, e-mail, chat, fax, partage dynamique de documents, … etc. Dans la vie de tous les jours, nous les utilisons pour échanger avec nos amis, les membres de notre famille, avec notre banque, pour faire nos achats… Dans le monde de l’entreprise, cependant, le déploiement de ces outils semble parfois plus complexe à mettre en œuvre. « Or, les technologies sont disponibles. Un nombre croissant de clients se tournent vers nous avec la volonté de faire évoluer une solution voix vers des plateformes intégrant l’ensemble des canaux, commente Stéphane Esselin, Advanced Collaboration Consultant au sein de POST Luxembourg. En la matière, tout est désormais possible. Ces technologies, matures, sont simples à déployer et permettent de renforcer la collaboration non seulement au sein de l’entreprise, entre les collaborateurs présents sur place ou à l’extérieur, mais aussi avec des personnes externes. »

Faciliter la collaboration

A l’heure où les employés sont de plus en plus mobiles, où les entreprises s’organisent de manière décentralisée, où l’on constate un intérêt grandissant pour le télétravail, migrer vers des solutions de communication collaborative devient une nécessité pour les acteurs économiques.

« L’information, pour permettre une plus grande productivité, doit pouvoir circuler plus vite. En fonction des besoins, il faut pouvoir solliciter les compétences adéquates sans délai. La messagerie instantanée, les indicateurs de disponibilité des collaborateurs, permettent notamment de répondre à ces besoins », poursuit Stéphane Esselin. A un point tel que l’e-mail, rapidement, pourrait être relégué au rang du fax ? « En réalité, en fonction du besoin, on va mobiliser l’un ou l’autre canal, poursuit le consultant. Mais il apparaît clairement que les collaborateurs ne conçoivent plus de devoir attendre pour demander et recevoir une information. »

Répondre aux attentes de la jeune génération

Jean-Marie HauschLa mise en œuvre d’outils de communication interne plus performants répond à d’autres enjeux. L’arrivée de jeunes collaborateurs dans l’entreprise, habitués à utiliser des outils de dernière génération comme les réseaux sociaux, la vidéo ou le partage de documents en ligne, contraint les responsables informatiques à faire évoluer les solutions. « Le personnel, habitué à utiliser des outils plus collaboratifs dans le privé, ne comprend pas pourquoi l’entreprise n’est pas en mesure de lui fournir les mêmes facilités. Si le département IT n’est pas capable de répondre à ses besoins, il n’hésitera pas à contourner le système interne, en recourant à des solutions en ligne, avec les risques de perte de maîtrise sur l’information au sein de l’entreprise, précise Jean-Marie Hosch, Head of Voice and Collaboration Applications chez POST Luxembourg. L’IT doit, dans ce contexte, jouer son rôle de support au business et, dès lors, favoriser les collaborations. »

Des solutions simples existent. Qu’elles soient déployées en interne ou mises à disposition au départ d’une offre Cloud, elles répondent facilement aux nouveaux besoins des collaborateurs. « Une solution web de partage audio, vidéo, ou autre contenu, par exemple, permet d’organiser des conférences en ligne sécurisées, sans avoir à déployer quoi que ce soit. Chaque collaborateur peut mettre en place un meeting à distance, auquel les participants peuvent facilement se connecter depuis un browser internet fixe ou mobile, voire un client desktop, pour échanger et travailler autour dedocuments»,préciseStéphaneEsselin. Au-delà, les solutions disponibles peuvent être intégrées au système d’information du groupe, y compris les outils de gestion documentaire, avec des liaisons téléphoniques fixes-mobiles qui s’ouvrent vers l’extérieur.

« L’entreprise peut désormais entrer de plein pied dans l’ère du anytime, any content, anywhere et s’inscrire dans une approche paperless, pour des investissements moindres », commente Jean Marie Hosch.

« L’entreprise peut désormais entrer dans l’ère de l’anytime, any content, anywhere. »

Miser sur l’expérience utilisateur

Pour l’entreprise, le défi n’est pas technologique, mais plutôt organisationnel. « Il faut pouvoir adapter la culture d’entreprise en fonction des outils, afin que l’ensemble des collaborateurs puisse les adopter. Si seulement la moitié des collaborateurs utilise les outils mis à disposition, on rate l’objectif. Il faut donc accompagner les entreprises dans le déploiement des outils auprès des collaborateurs, en les impliquant, en veillant à bien répondre à leur besoin et, surtout, en leur démontrant qu’ils peuvent gagner en efficacité, que ces outils sont là pour leur faciliter la vie », poursuit Jean- Marie Hosch. La formation est un levier essentiel d’adoption de la technologie. Il faut aussi, dans ce contexte, s’appuyer sur des membres du personnel, sponsors ou ambassadeurs des solutions, qui soutiendront leurs collègues dans l’adoption de ces nouveaux outils.

L’autre grande incertitude, par effet de bord pour les entreprises, a trait à la sécurité. « Là encore, les réponses sont techniques et, de manière générale, sont intégrées directement aux solutions que nous proposons à nos clients », assure Stéphane Esselin. Les technologies étant aujourd’hui extrêmement matures, les raisons invoquées pour freiner le déploiement de nouveaux canaux de communication au sein de l’entreprise s’évanouissent pour laisser place à une meilleure collaboration globale pour l’employé au sein de l’entreprise.

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