Comment partager des documents – fichiers numériques – entre collaborateurs ?

L’organisation du partage des informations est devenu stratégique au sein des entreprises. C’est même devenu un avantage compétitif majeur. Trouver la bonne information rapidement tout en permettant sa diffusion de façon sécurisé, permet d’apporter un service de qualité aux partenaires.

L’organisation du partage des informations est devenu stratégique au sein des entreprises. C’est même devenu un avantage compétitif majeur. Trouver la bonne information rapidement tout en permettant sa diffusion de façon sécurisé, permet d’apporter un service de qualité aux partenaires – clients, prospects, fournisseurs… – de plus en plus exigeant et d’autre part cette organisation favoriser le travail collaboratif. Comme le dit le proverbe « tout seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin », si ce n’est déjà fait, il est donc temps d’équiper votre entreprise avec une solution d’EFSS – Entreprise File Sync and Share.

  1. Les enjeux :

Les enjeux sont multiples, règlementaire – RGPD… -, sécuritaire, organisationnel, économique etc.

Avec une croissance constante du nombre de fichiers numérique que nous produisons – sans compter les différentes versions d’un même document – et avec des logiques d’arborescences de classement propre à chaque utilisateur, il devient difficile de retrouver rapidement la dernière version d’un document. Si à cela, on ajoute le besoin de travailler à plusieurs sur un document, on comprend vite que le temps et l’énergie dépensée sont couteuses.

Combien de fois avons-nous travaillé sur la création de documents pour s’apercevoir au détour d’une conversation que ce travail – ou une partie du travail –  avait déjà été réalisé par un autre collaborateur, ou que l’information que nous avons mis tant de temps à rechercher pour réaliser ce travail existait déjà dans l’entreprise…

Dans une entreprise, il y a aussi des notions de confidentialité à mettre en place pour protéger les données sensibles – secrets industriels, savoir-faire technique, Plans, Recettes, compte-rendu médicaux… -. Depuis le 25 mai 2018 et l’entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données cette nécessité est devenue une obligation dès lors qu’il s’agit de données personnelles – bulletins de salaires, coordonnées… –

Pour finir, on peut évoquer le cas du partage de documents avec les Partenaires de l’entreprise. Il y a la question de la confidentialité de ces documents et de la volumétrie des fichiers. En effet comment partager des informations faisant partie du secret industriel ? Comment partager un document volumineux avec un Partenaire autrement qu’en l’attachant en pièce jointe à un courriel ?

On comprendra, au travers de ces quelques exemples que la mise en place d’une solution professionnelle pour la gestion et le partage des fichiers numériques aura un retour sur investissement rapide sans compter tous les autres avantages qu’elle procurera au quotidien.

  1. GoAnywhere et ses modules :

GoAnywhere propose un ensemble de modules hautement performants permettant de répondre efficacement et en toute sécurité aux besoins de votre entreprise en matière d’EFSS.

Depuis la mise en place d’un portail d’échange de données, jusqu’à la mise à disposition de gros fichiers récupérable via un lien envoyé par e-mail en passant par le travail collaboratif sur des documents, c’est tout un ensemble de solutions qui sont mises à disposition de l’entreprise pour aider vos collaborateurs à augmenter leur productivité tout en réduisant les risques de pertes de données confidentielles ou stratégiques pour l’entreprise.

  • GoAnywhere Secure Folders : Le portail de partage de données

Le portail GoAnywhere permet à vos employés, partenaires ou clients de se connecter simplement au travers du navigateur web de leur choix sur des espaces protégés et dédiés, à partir desquels ils pourront en toute sécurité récupérer ou stocker des fichiers avec un simple ‘glisser/déposer’.

Ces espaces pourront être personnalisés et dédiés à un utilisateur ou groupe d’utilisateurs en fonction des besoins. Les répertoires de stockages pourront se comporter comme des coffres forts ou les documents seront cryptés/décryptés à la volée en fonction des droits des utilisateurs.

Des tâches pourront être automatiquement déclenchées pour archiver des documents récupérer ou informer un utilisateur de la mise à disposition d’un document par exemple.

GoAnywhere Secure Folder est hautement sécurisé, il permet de définir des droits fins en fonctions des profils des utilisateurs. Il intègre des processus automatiques d’alertes et une piste d’audit riche permettant de savoir à tout moment ce qui se passe sur chaque environnement ou encore qui accède aux données.

GoAnywhere Secure Folder est la solution parfaite pour répondre notamment aux besoins liés à la dématérialisation de documents tels que la gestion des bulletins de paye, le partage de plans techniques d’architectures, ou de dossiers entres courtiers, notaires ou avocats par exemple.

  • GoAnywhere GoDrive : le partage de fichier et le travail collaboratif (EFSS)

Alors que de nombreux employés utilisent régulièrement des logiciels peu sécurisés issus du Cloud pour partager des documents, mettre en place une solution professionnelle sur site, solide et facile à utiliser, devient primordiale pour permettre à vos collaborateurs de faire leur travail tout en conservant la sécurité de vos données.

GoAnywhere GoDrive est une solution de synchronisation et de partage de fichiers sécurisée (Enterprise File Sync and Sharing) dédiée pour vos employés et partenaires.

De nombreuses fonctions avancées sont disponibles pour le travail collaboratif tels que la gestion des versions et de la traçabilité des évolutions, l’ajout de commentaires, la gestion de la corbeille, la mise à disposition d’outils de visualisation de documents média, etc.

Cette solution ‘on premise’ hautement sécurisée, est multiplateformes et disponibles sur différents supports tels que les ordinateurs portables, tablettes, ou Smartphones.

  • GoAnywhere Secure Mail: le partage de fichier volumineux ou sensible

GoAnywhere Secure Mail est une solution qui permet à vos collaborateur d’échanger des fichiers volumineux ou sensibles en toute sécurité avec vos clients et partenaires.

Hébergé sur vos serveurs, cette solution vous permet via un lien unique envoyé par e-mail, de mettre temporairement à disposition du destinataire, un environnement sur votre portail web pour qu’il puisse récupérer ou déposer un fichier volumineux ou sensible.

Des mots de passes, générés automatiquement ou définis par l’utilisateur, pourront être ajoutés pour augmenter le niveau de sécurité, et les destinataires n’ont alors plus à se soucier de la gestion de clés ou autres certificats.

GoAnywhere Secure Mail propose un tableau de bord offrant la même interface qu’une messagerie : Boite de réception, éléments envoyés, brouillons etc. L’utilisateur pourra voir entre autres quels fichiers ont été envoyés ou téléchargés. De plus, GoAnywhere Secure Mail, intègre un Plugin Outlook pour s’intégrer de façon transparente dans votre outil de messagerie Microsoft. Partager en toute sécurité un fichier volumineux ou sensible n’a jamais été aussi simple et efficace.