COVID19 : Onboarding virtuel de nos stagiaires

Chez InTech, les stages sont au cœur de notre processus de recrutement. Chaque année, nous accueillons entre 10 et 20 stagiaires, principalement en fin d’études, ce qui représente environ 12% de notre effectif. La période de stage démarre généralement entre février et avril et coïncide peu ou prou avec le début de la pandémie qui a mis à l’arrêt la quasi-totalité des entreprises.

Les stages sont au cœur de notre processus de recrutement. Chaque année, nous accueillons entre 10 et 20 stagiaires, principalement en fin d’études, ce qui représente environ 12% de notre effectif. La période de stage démarre généralement entre février et avril et coïncide peu ou prou avec le début de la pandémie qui a mis à l’arrêt la quasi-totalité des entreprises.

Ainsi, la crise du COVID19 nous a obligés à mettre la majorité de nos collaborateurs en télétravail. C’est aussi le cas de tous nos stagiaires, pour certains à peine arrivés dans nos locaux, pour d’autres pas encore au moment du confinement, et cela rend leur expérience quelque peu spéciale.

Si notre process d’intégration et de suivi RH est bien établi, nous avons 3 piliers importants à respecter qui sont, aujourd’hui, chamboulés par cette crise sanitaire.

Comment y faisons-nous face ? Les stagiaires nous racontent !

#1 L’accueil

C’est un moment important chez InTech !

Nous portons une attention toute particulière à chaque arrivée. L’accueil d’un stagiaire ou d’un nouveau collaborateur est le même, nous souhaitons que chaque personne se sente unique, attendue et accompagnée dès le début.

La première journée est le point de départ de son aventure chez nous. Dans un premier temps, le stagiaire assiste à une présentation générale de l’entreprise ainsi que des enjeux de son stage. Ensuite vient la visite des locaux, la prise en main du matériel pour finir avec une présentation du sujet par le(s) tuteur(s), présent(s) tout au long du stage.

Adrien nous partage : “J’ai commencé mon stage au sein d’InTech le 24 février 2020, sur le sujet de la création d’un Market Place pour Bibliothèques Sans Frontières.

J’ai eu le temps de découvrir mes collègues et de m’intégrer au sein du projet qui m’a été confié. Trois semaines plus tard, les annonces faites par les gouvernements luxembourgeois et français incitent InTech à passer la majorité de ses collaborateurs en télétravail, je commence alors ma quatrième semaine de stage seul à mon bureau dans mon appartement.”

Notre tradition est quelque peu bousculée depuis que le Luxembourg a annoncé le confinement suite au virus COVID19. Nous avons pris le parti de ne pas changer les dates de stages, bien que cela ait été proposé par certaines écoles.

En tant qu’Entreprise de Services du Numérique, nous pouvons travailler à distance et nous n’avons pas voulu que ce soit problématique pour l’obtention de leur diplôme.

Nous travaillons avec les techniques agiles, cela a donc été l’occasion de leur apprendre les bases mais en nous adaptant à la situation, grâce au télétravail notamment.

Certains des stagiaires sont arrivés bien avant et cela n’a pas posé problème. Pour d’autres qui nous ont rejoints la semaine avant le confinement, ils ont pu recevoir tout le matériel car nous avions anticipé le télétravail dès le lundi 16 mars avant les annonces du gouvernement.

Pour les derniers arrivés, nous nous sommes adaptés en leur assurant un accueil virtuel et en leur dispensant les présentations nécessaires par visioconférence.

Luc a démarré son stage le 16 mars et il nous raconte. « J’ai commencé mon stage et c’était le premier jour de télétravail pour la majorité des collaborateurs. Quand on m’a informé que le début du stage allait se dérouler en télétravail, j’ai eu peur de passer à côté des présentations, et ne pas pouvoir rencontrer les gens avec qui j’allais travailler pendant ces 6 prochains mois. Mais dès le premier jour, j’ai eu l’occasion de rencontrer beaucoup de monde via Skype et Rocket Chat et j’ai pu m’intégrer dans mon équipe ! »

#2 La Communication

La communication est essentielle tout au long du stage. Nos stagiaires sont suivis par leurs tuteurs pour la partie technique et l’organisation du travail mais également par les RH pour les aspects administratifs et le bien-être dans l’entreprise.

Le confinement ne nous arrête pas et nous avons maintenu ce contact grâce aux différents outils d’appels en visio ou de messageries instantanées.

Adrien : “Le passage au télétravail n’a pas été trop compliqué pour ma part, j’arrive à conserver un environnement de travail bien délimité. Le contact avec mes collègues est toujours aussi facile qu’auparavant, grâce à la messagerie instantanée.”

Nos stages sont réalisés pour la plupart en binôme. Pour certaines équipes, le premier stagiaire avait déjà commencé son stage alors que le second est arrivé directement en télétravail. Il a donc été important qu’ils puissent se rencontrer et se sentir intégrés malgré le contexte pour le bon déroulement du stage.

Cette année, hors confinement, les stagiaires présents se voyaient une fois par semaine pour échanger entre eux sur leurs avancées, les nouvelles technologies utilisées et pour partager leurs expériences. Le télétravail ne leur fait pas peur et ils continuent ces échanges grâce à la visioconférence tout en intégrant les nouveaux stagiaires à leurs discussions. Comme d’habitude, les articles de bienvenue ont été réalisés et publiés sur notre intranet. Cela permet à tous les collaborateurs de faire connaissance et d’accueillir le nouveau stagiaire.

Nous veillons à garder ces traditions car l’intégration est forcément plus compliquée lorsqu’ils arrivent en télétravail. Les collaborateurs aussi jouent un rôle important pour que chacun se sente bien en favorisant le contact, même à distance.

Adrien le constate et témoigne : « Je suis également content de voir que des initiatives sont prises pour pouvoir partager des moments de pauses à plusieurs, comme les pauses café ou les apéros organisés en visioconférence. Le lien social est maintenu au sein d’InTech ! Nous sommes juste passés à une forme numérique. »

#3 La formation

Bien que le stage soit considéré comme une période d’apprentissage, nous proposons à nos stagiaires des formations spécifiques sur différentes thématiques. Les formateurs enseignent une partie théorique tout en proposant des exercices qui permettent d’aider les stagiaires sur les difficultés rencontrées.

Évidemment, cela paraît plus compliqué aujourd’hui et nous voulons maintenir ces formations qui sont bénéfiques pour les stagiaires.

Paul : “Ce n’est pas toujours évident d’être aussi productif à la maison qu’au boulot, mais c’est plus facile depuis l’arrivée de Noah car en binôme je trouve qu’on se pousse mutuellement à travailler, et on est presque toute la journée en vocal sur Discord.”

Nous devons nous adapter le plus possible, en modifiant notamment la partie pratique des formations pour assurer la qualité de l’enseignement et continuer à leur apporter une valeur ajoutée.

Paul a commencé son stage le 2 mars et ne pensait pas vivre sa première expérience en télétravail aussi rapidement : « Alors forcément, c’est un peu spécial comme situation, que l’on soit stagiaire ou pas. J’imagine que ce qui est le plus problématique en tant que stagiaire, c’est que l’encadrement que l’on est censé avoir est plus compliqué à mettre en place. Il reste toujours RocketChat… Mais ça reste plus compliqué pour se faire aider si besoin, se faire suivre et évidemment pour faire des réunions entre nous, même si on arrive à se débrouiller plutôt correctement avec Skype et Discord. »

Nous avions prévu d’autres événements, comme des afterworks, des soutenances de mi- stage… Nous nous adapterons au fur et à mesure car nous sommes dans une période instable pendant laquelle la situation évolue plus vite que jamais.

Vous l’avez compris, il n’y a pas de recette miracle pour l’accueil des stagiaires en période de confinement ! Les contraintes sont les mêmes que pour les collaborateurs et il faut surtout être présent et disponible pour les aider dans la réalisation de leur projet, et ainsi gommer au maximum les effets de ce confinement sur leur stage.

Pour nous, les stagiaires font partie intégrante de l’entreprise et il est important qu’ils travaillent dans les meilleures conditions possibles dans ce contexte très particulier.

Cette période restera pour nos stagiaires comme pour nous tous une période inédite et un bon test de notre flexibilité !