Favoriser la collaboration pour augmenter la performance, l’agilité et l’innovation

iKe s’est positionnée comme la société de référence pour la mise en œuvre d’environnements collaboratifs basés sur la plateforme SharePoint.

L’équipe d’experts Microsoft/SharePoint d’iKe : Yannick, Gaëtan, Christopher, Antoine, Stéphane, Anthony.

Mettre en place une plateforme collaborative au service de l’efficience d’une organisation nécessite de prendre en considération de nombreux facteurs. Un outil comme SharePoint doit se fondre dans les processus métiers des collaborateurs, et non pas s’imposer comme une contrainte. Pour s’en assurer il faut évidemment que les utilisateurs soient bien accompagnés par une gestion du changement agile et performante. ⁃Article paru dans l’ITnation Mag Hiver 2017

En se dotant d’une Business Unit dédiée, iKe s’est positionnée comme la société luxembourgeoise de référence pour la mise en œuvre d’environnements collaboratifs basés sur la plateforme SharePoint de Microsoft et Office 365. « Aujourd’hui, nous nous distinguons par une approche de mise en œuvre unique et efficiente, en s’appuyant sur des collaborateurs experts dédiés à la plateforme, qui suivent de très près son évolution et les possibilités qu’elle offre, explique Anthony Necker, Directeur d’iKe.
A partir de cette expertise, nous accompagnons nos clients pour les faire gagner en performance et en agilité, en permettant à leurs équipes de mieux collaborer. »
« Pour réellement se focaliser sur ces technologies nous avons créé une cellule dédiée au sein d’iKe, la Business Unit SharePoint, ajoute Antoine Pichot, responsable de la Business Unit SharePoint d’iKe Consulting. Nous souhaitons par ce biais, garantir au client final que nos collaborateurs ne
se dispersent pas vers des technologies autres que celles mises en œuvre pour perfectionner leur savoir-faire sur SharePoint. »

Gestion électronique des documents et collaboration

La solution de Microsoft permet aujourd’hui aux entreprises de répondre aux problématiques
liées à la gestion électronique de documents et à l’établissement d’un environnement propice à une meilleure collaboration sur ces documents. « Beaucoup d’organisations peinent aujourd’hui à gérer une information dispersée, entre des documents stockés dans leurs systèmes de fichiers, dans les emails, dans des versions différentes, dans d’autres endroits oubliés quelque part. Et pour collaborer, le canal traditionnel est le mail, ce qui entraîne une énorme perte d’information et favorise encore plus la dispersion, commente Antoine Pichot. Les organisations souhaitent donc profiter de solutions qui leur permettent de retrouver et partager plus rapidement et plus facilement leurs informations, mais aussi de savoir qui fait quoi et quand. »

SharePoint, une plateforme flexible et complète

Le plateforme Microsoft, à cette fin, a l’avantage d’apporter une réponse concrète et complète. Par exemple, il est très simple de configurer l’outil pour apporter une gestion efficace des documents, qu’il s’agisse de courriers entrants ou de documents créés par un collaborateur, permettant de retrouver facilement chaque pièce grâce à des fonctionnalités de tagging et de recherches directes. Et sur la même plateforme, l’organisation peut aussi aisément mettre en œuvre un intranet performant, incluant blog, wiki, revue de presse, fil d’actualités, trombinoscope, sans oublier la météo ! Il est aussi facile pour l’entreprise de déployer son propre réseau social.

Elle offre aussi de nombreux outils de collaboration performants. La direction, en outre, peut disposer de rapports précis sur l’état d’avancement de divers projets. « Les possibilités offertes par l’outil sont nombreuses. On peut encore citer le co-authoring sur un même document ou la génération automatique des versions permettant de suivre les modifications successives réalisées par les collaborateurs. L’interface est ergonomique et moderne. L’utilisateur, une fois dans son environnement, dispose de toute l’information dont il a besoin pour mener à bien sa mission. Enfin, la plateforme s’intègre facilement dans l’environnement Microsoft, avec Office 365 et de nombreux autres outils », poursuit Antoine Pichot.

L’adoption par les utilisateurs, le facteur clé

Pour profiter du potentiel que recèle la technologie, l’enjeu sera d’adapter la plateforme pour qu’elle réponde aux besoins exprimés. « Il ne suffit pas de mettre en place l’outil pour qu’il entraîne automatiquement des gains en terme de productivité ou de collaboration. Si la mise en œuvre de la solution SharePoint ne répond pas à une démarche spécifique, et n’inclut pas un accompagnement des utilisateurs pour faciliter son adoption, il est probable qu’il soit perçu comme une énième version du système de gestion de fichiers, poursuit le manager. Ce n’est pas à l’entreprise de s’adapter à l’outil, mais bien l’inverse. Parce que beaucoup ont cru qu’il suffisait d’installer la plateforme, sans prendre le soin d’accompagner les utilisateurs, de nombreux projets SharePoint ont rapidement été délaissés… »
Il faut donc inscrire le déploiement de SharePoint dans un projet de digitalisation de l’entreprise. Et procéder par étapes. Tout commence par une analyse précise des besoins du métier. Il faut pouvoir, au départ, analyser les flux, la manière dont l’information circule, l’endroit où elle est stockée. A partir de là, il faudra mettre des procédures en place, permettant de s’assurer d’une saisie optimale des données, avec la volonté de faciliter la vie des utilisateurs.

« Nos consultants (collaborateurs) travaillent en étant au plus près des équipes opérationnelles. Nous écoutons les utilisateurs, analysons avec eux leur manière de fonctionner, identifions leurs attentes. A partir de là, seulement, il est possible d’envisager des leviers d’amélioration grâce aux possibilités offertes par SharePoint », poursuit Antoine Pichot.

Une fois configuré, il faut tout de suite accompagner l’utilisateur en lui proposant de le former à l’usage de ce nouvel outil, en le coachant au plus près de ses besoins. « Dans notre processus de gestion du changement, nous intégrons automatiquement le coaching ou la formation pour accompagner au mieux l’utilisateur dans sa nouvelle expérience », précise Antoine Pichot.

A la faveur de résultats rapides

L’autre enjeu pour s’assurer de la réussite d’un projet SharePoint est de vite montrer un résultat. « C’est crucial. Il est essentiel de commencer par mettre en œuvre des fonctionnalités répondant à des besoins immédiats. Il faut déployer les fonctionnalités les unes après les autres, en s’assurant d’obtenir des résultats rapides, assure Antoine Pichot. Il est important que l’utilisateur prenne directement conscience de l’apport de la solution, pour lui donner l’envie d’explorer plus encore les possibilités offertes par la plateforme. » En suivant cette démarche, c’est l’utilisateur qui devient rapidement moteur du changement au cœur de l’entreprise. « Petit à petit, de nouveaux processus, vecteurs d’efficience, pourront être envisagés. En la matière, SharePoint offre de nombreuses possibilités d’automatisation. Chaque processus, en outre, peut être facilement audité. Face à de très nombreuses contraintes (comme celles découlant de GDPR par exemple), une telle plateforme peut vous faciliter considérablement la vie… Pour peu que le besoin puisse être bien qualifié », conclut Anthony Necker.