Le système d’information RH, pour activer la transformation de l’organisation

Aujourd’hui, de nombreuses plateformes outils sont directement accessibles pour permettre aux ressources humaines et aux managers de mener leurs missions plus efficacement. Shanika Charles, Human Resources Information System (HRIS) Director au sein de PwC Luxembourg, évoque les opportunités liées au recours à ces solutions pour élever la fonction RH à un niveau stratégique.

Shanika Charles, HRIS Director – PwC Luxembourg

« L’enjeu est de pouvoir gérer l’information de manière plus flexible, pour que chacun puisse accéder aux données dont il a besoin, où qu’il soit, quand il le souhaite, depuis un mobile »

Aujourd’hui, les solutions numériques disponibles pour soutenir la gestion des ressources humaines sont légion. « La plupart d’entre elles sont d’ailleurs accessibles directement depuis le cloud. Au coeur de la période de confinement, elles ont notamment permis d’assurer une meilleure gestion des équipes à distance, de manière beaucoup plus flexible, tout en facilitant grandement la mission des gestionnaires RH, commente Shanika Charles, HRIS Director au sein de PwC Luxembourg. De tels outils, pour la plupart, offrent de nombreuses possibilités, en permettant aux collaborateurs de gérer leurs propres données, depuis leur mobile, où qu’ils soient. Chacun a par exemple la possibilité de mettre à jour ses informations personnelles, comme un changement d’adresse ou un nouveau compte bancaire, au départ d’une interface dédiée sans avoir à recourir à des échanges de documents avec les RH. »

LEVIER DE PERFORMANCE

On comprend avec cet exemple en quoi un système d’information RH performant constitue un levier indispensable à la transformation des organisations. Quand les équipes sont à distance, que l’on n’a pas  l’occasion de se croiser quotidiennement au bureau, il s’avère par exemple plus difficile pour un manager de savoir qui est disponible et quand. Il appartient dès lors au gestionnaire RH de suppléer à ce manque d’informations. « En s’appuyant sur la technologie, on facilite la gestion et on accroit la visibilité de l’information directement par les managers, pour que chacun dispose des données dont il a besoin pour prendre des décisions utiles, poursuit Shanika Charles. On peut donc gérer plus efficacement les plannings, mettre en place des modules de gestion du temps de travail, automatiser les processus de demandes et de validation des congés… »

UNE VUE À 360°

Aujourd’hui, des solutions numériques existent pour répondre à une grande diversité de besoins RH, pour améliorer le développement des compétences, faciliter le travail d’équipe, améliorer le recrutement et accélérer les processus, pour n’en nommer que quelques-uns. En outre, ces outils permettent une meilleure compréhension de l’organisation et de son fonctionnement en donnant notamment accès à des indicateurs et tableaux de bord utiles. « On peut dès lors disposer d’une vue à 360 degrés de chaque collaborateur. Au-delà des informations relatives à la disponibilité des membres de son équipe, leur localisation actuelle, le manager dispose d’une vue leurs compétences complémentaires, les formations qu’ils ont suivies, poursuit Shanika Charles. Au départ de ces informations, centralisées dans la solution, en veillant néanmoins à garantir une gestion des données conformes aux réglementations locales, on peut plus facilement envisager de nouvelles manières de travailler à l’échelle d’une organisation ou d’un groupe. »

LE RH AU SERVICE DU BUSINESS

En permettant de faire remonter des indicateurs clés et de performance, de tels outils placent la fonction RH à un niveau stratégique, comme partenaire du développement du business. « En délégant la gestion des données auprès des employés et des managers, en automatisant des tâches administratives, en donnant un accès direct aux informations dont les équipes ont besoin, les équipes en charge des ressources humaines gagnent un temps précieux. Il doit leur permettre de se consacrer à des missions à plus haute valeur ajoutée, liées par exemple au développement des compétences, pour mieux anticiper les besoins de demain, fidéliser les bons éléments, leur permettre de s’épanouir, ajoute Shanika Charles. En accédant à une vue globale, il est alors possible de mieux gérer les performances, mais aussi de soutenir le développement des collaborateurs à fort potentiel. D’autre part, l’enjeu sera d’aligner les politiques RH avec les enjeux de l’entreprise  en cherchant à anticiper les besoins futurs. Dans cette perspective, les équipes RH auront besoin de déléguer un certain nombre de tâches administratives auprès des personnes concernées pour devenir un partenaire stratégique. »

PRIVILÉGIER UNE PLATEFORME UNIFIÉE

S’appuyer sur un système d’information RH performant est central pour toute organisation qui souhaite répondre à la demande dans cet environnement en évolution permanente dans lequel nous vivons. Pour cela, il est indispensable que la solution choisie soit suffisamment flexible pour rencontrer les demandes de plus en plus nombreuses émanant de l’organisation. « Chaque structure a des besoins spécifiques, avec des processus en place. Il faut pouvoir les analyser avant de procéder à une analyse du marché visant à sélectionner la plateforme la plus appropriée, qui permettra de répondre aux défis de l’organisation, explique la directrice de PwC. Durant le processus de sélection d’un HR Information System aligné avec les besoins de l’organisation, il importe de développer une vision ouverte. Les solutions envisagées doivent disposer d’une réelle flexibilité, et pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes dans le cas où le choix d’une plateforme unifiée n’a pas été retenu. L’enjeu, au départ d’une plateforme unifiée, est de pouvoir effectivement accompagner chaque collaborateur tout au long de son parcours dans l’entreprise, de la réception de sa candidature jusqu’à sa retraite, dans le meilleur des cas. »