L’ERP Achat : un outil de choix pour rester dans la course

L’adoption d’un Entreprise Resource Planning (ERP) Achat est une étape incontournable de la digitalisation des achats. Sa singularité réside dans une transformation enclenchée qui n’impacte pas uniquement les acheteurs, mais bouleverse également les habitudes de travail des autres fonctions de l’entreprise. Les fournisseurs, eux aussi, ne seront pas en reste, car ils devront également s’adapter aux nouvelles règles de passation de commande et de facturation. 

C’est dire l’importance des perturbations potentielles auxquelles s’expose l’entreprise sans un bon outil ! On retiendra notamment les retards de paiement, les interruptions de livraisons, la perte de données informatiques, la perte de temps ou encore la continuation de processus manuels parallèles.

Clement Debever
Procurement Advisory Services, EY Luxembourg

Il existe cependant une méthodologie qui permette de contourner les obstacles. Celle-ci repose sur trois piliers :

Une solution adaptée

La révolution technologique que nous traversons est extraordinaire, car elle fait naître une profusion de solutions disruptives. Alors que pendant des années le marché des progiciels achats était dominé par un petit nombre d’acteurs, l’esprit start-up a résolument pénétré cette chasse gardée provoquant l’émergence d’une pépinière de solutions innovantes.

Pour faire le tri, l’entreprise devra tout d’abord s’atteler à la définition de son cahier des charges fonctionnel. S’assurer que la future solution réponde en tous points aux exigences est essentiel, mais ce n’est pas tout. Avant de sceller son choix, l’entreprise devra être en mesure de répondre aux questions suivantes :

  • Quel recul sur la solution ? Date de création, principales évolutions, références, retour d’expériences
  • Intégration possible avec les autres EPR de l’entreprise ?
  • Combien de licences ? A ne pas sur estimer étant donné le coût par utilisateur
  • Quels « coûts cachés » ? Update/upgrade payants (quelles fréquences)
  • Quels risques potentiels d’interruption ? Indisponibilités (quelles fréquences/horaires des maintenances), traitement des incidents (quels engagements de temps maximum de résolution et pénalités applicables en cas de retard)

Le choix des Business Owner

Traditionnellement, un Business Owner est choisi au sein de chaque département le plus impacté par la transformation :  Achats, Comptabilité et IT.

Ils sont chargés de réaliser et d’accompagner le changement au sein de leur service, mais également dans tout le reste de l’entreprise. Ils sont les héros du changement en plusieurs points : ils sont en mesure de convaincre leurs collègues de sa nécessité, ils sont capables d’en présenter tous les aspects positifs et ils savent transmettre leur enthousiasme.  Pour être crédibles, il est essentiel qu’ils aient une connaissance étendue de l’outil.

Les qualités essentielles du Business Owner sont ses qualités humaines et relationnelles et sa bonne connaissance de l’entreprise.

L’assistance au démarrage

L’entreprise devra s’assurer que les prestations s’accompagnent d’un transfert de compétences vers tous ses collaborateurs, afin d’être autonome par la suite dans la gestion du nouveau système. Le service desk de l’entreprise devra par exemple être capable de dépanner efficacement et rapidement les utilisateurs.

L’entreprise ne devra toutefois pas sous-estimer ses besoins en support technique après l’adoption de l’outil.  En effet, il est fréquent d’être confronté à des difficultés non anticipées lors du paramétrage, très souvent se rapportant à des transactions non récurrentes (par exemple des opérations réalisées en devises non usuelles). Il est donc conseillé de négocier les modalités de ce support très en amont du projet, idéalement au moment du choix de la solution sous la forme d’un forfait.

Nous l’avons vu, la route vers l’adoption d’un ERP Achats est sinueuse et parsemée d’embuches. Pour ne pas qu’elle trébuche, l’entreprise pourra se faire accompagner par une société indépendante à fort ancrage sur le marché local et international bénéficiant d’une expertise éprouvée.

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