Quand Inspiiro.me réinvente l’atelier UX pour le mener à distance

Les mesures de distanciation visant à lutter contre la propagation du virus ont obligé les organisations à s’adapter. Si animer un atelier à distance semblait difficile à envisager, au sein d’Inspiiro.me, l’adoption de nouveaux outils a permis de réinventer la pratique. Annabelle Buffart, Manager et Lead UX/UI Designer de l’agence luxembourgeoise, nous explique comment ce changement s’est opéré.

Annabelle Buffart, Manager, Lead UX/UI Designer d’Inspiiro.me

Il y a des activités qui impliquent de pouvoir rassembler des personnes en un seul lieu, pour échanger, élaborer des idées, construire des projets. Dans le domaine de la conception d’interface ou d’expérience utilisateur, la collaboration entre les personnes est quelque chose d’essentiel. « Pour faire notre métier, nous avons besoin d’être en contact avec les utilisateurs ainsi que le business pour bien comprendre leurs besoins, pour envisager et construire ensemble la solution la plus adaptée, explique Annabelle Buffart, Manager et Lead UX/UI Designer d’Inspiiro.me. Dans les ateliers que nous leur proposons, ils dessinent, écrivent, jouent ensemble, échangent des idées et les testent. Au cœur des communications, le non verbal est aussi important que tout ce qui est dit. »

Se réinventer

Durant la période de confinement que nous venons de traverser et au regard des mesures de précaution qu’il faut continuer à prendre pour prémunir chacun du virus, il est devenu difficile de rassembler plusieurs personnes durant une ou deux journées pour réaliser de tels ateliers. « Nos clients, cependant, ont souhaité maintenir leurs projets. Nous nous sommes réinventés, en adoptant de nouvelles manières de faire et de nouveaux outils », poursuit Annabelle Buffart. Il y a quelques mois, la gérante de l’agence aurait considéré la réalisation d’un bon travail d’idéation à distance comme inimaginable. Le Covid-19 lui a fait prendre conscience qu’il ne faut jamais dire jamais. « Nous avons dû nous adapter, faire évoluer l’approche », commente-t-elle.

De nouveaux formats

Inspiiro.me a d’abord fait évoluer le format de son accompagnement. Par le passé, l’équipe rassemblait les acteurs clés du projet sur deux journées intenses de travail. Dans une formule à distance, elle a privilégié des séances plus courtes, d’une ou deux heures maximum. « Nous avons découpé l’atelier autrement afin de pouvoir arriver au même résultat. Nous avons aussi eu recours à des outils de communication performants, comme Microsoft Teams ou Miro », ajoute Annabelle Buffart.

Adopter les bons outils

Un outil comme Teams a beaucoup évolué durant cette période exceptionnelle, pour mieux soutenir nos échanges. Inspiiro.me s’en est servi pour interagir avec les utilisateurs, profitant d’outils permettant de prendre le contrôle sur l’écran d’un autre, d’interagir autour d’un même document ou tableau blanc. « Dans les ateliers à distance, mon rôle a été de traduire les idées en dessin, pour progressivement construire la solution voulue. Le fait que chacun soit sur un écran, en outre, a permis d’enrichir l’expérience avec des idées dénichées par chacun ailleurs sur le web », ajoute l’experte en UX/UI. Miro est une autre solution de collaboration très utilisée par Inspiiro dans le contexte d’atelier à distance. « C’est un outil très complet, qui facilite la création de diagrammes, de mapping autour de tableaux, pour capter, structurer et organiser les idées », précise Annabelle Buffart.

Une approche rigoureuse

En remettant en question les idées qu’elle avait de ce que devrait être un atelier UX, l’équipe d’Inspiiro a pu faire évoluer son offre et continuer à accompagner ses clients. « La situation nous a permis de démontrer que les métiers dans le domaine du UX/UI pouvaient se poursuivre. Si l’humain est au cœur de la démarche, nous sommes parvenus à mener des projets à bien, à distance, obtenant un résultat équivalent. L’engagement des utilisateurs dans cette démarche est essentiel. L’approche à distance exige cependant beaucoup de rigueur et prend un peu plus de temps. L’expérience nous a en tout cas permis d’enrichir notre démarche. » Si bien qu’à l’avenir, selon les cas, Inspiiro.me pourrait envisager de proposer plus volontiers des accompagnements à distance.